Lo que hay que hacer y lo que no hay que hacer en una videoconferencia

Cómo no avergonzarse en el Zoom

A medida que más y más lugares de trabajo pasan a ser remotos, estamos aprendiendo a navegar todos los aspectos del trabajo digital. Las reuniones se están moviendo completamente en línea, lo que significa que estamos asistiendo a un montón de llamadas de videoconferencia. Si no tienes mucha experiencia con las videoconferencias, puede que te cueste un poco acostumbrarte, especialmente cuando todo tu equipo está trabajando a distancia. Si bien es útil tratarlo como una reunión en persona, también hay algunas otras cosas que debes tener en cuenta cuando estás en una videoconferencia. Aquí tienes una guía de lo que se debe y no se debe hacer en una videoconferencia.

CONFIGURA TU ESPACIO

Si puedes, encuentra un lugar privado para tomar la llamada. Si no, use auriculares para minimizar el ruido de fondo. Si tiene compañeros de habitación, parejas o familiares que también trabajan desde su casa (o simplemente están atrapados en ella), hágales saber de antemano que estará en una reunión para minimizar las interrupciones.

Configura tu dispositivo o cámara para que tenga una vista clara y sin obstrucciones de ti. No te sientes demasiado lejos (o demasiado cerca) de la cámara. Si utilizas una cámara independiente, colócala cerca de la pantalla; es mejor colocarla a la altura de los ojos, de modo que cuando mires a la pantalla, parezca que estás mirando a la persona con la que estás hablando.

Asegúrate de que tu cara esté bien iluminada. La iluminación natural y la iluminación lateral funcionan mejor, pero las luces de techo también funcionarán bien. La retroiluminación a menudo puede dificultar la visión; si no puedes cambiar la retroiluminación, intenta poner otra luz delante y a los lados de tu cara.

Limpie el área que le rodea. Abre la cámara del equipo portátil o enciende la cámara externa y mira lo que se ve en el fondo antes de la llamada, y comprueba que te sientes cómodo mostrándolo en una videollamada (así que guarda la ropa sucia y asegúrate de que lo que hay en las paredes es apropiado para el trabajo). Ah, y también es posible que quieras configurar un fondo virtual, si no tienes tiempo de ordenar tu espacio.

COMPRUEBA TU APARIENCIA

Una de las mejores partes de trabajar desde casa es poder llevar sudaderas y pantalones de chándal todo el día, pero puede que no sea el movimiento correcto para una videollamada. Vístete como lo harías en una reunión en persona, y asegúrate de seguir el código de vestimenta de tu lugar de trabajo. No es necesario que hagas nada extra, como maquillarte si no te lo pones normalmente, pero es una buena idea presentar una apariencia razonablemente buena.

Es mejor evitar patrones o rayas que puedan distraer a la cámara. El uso de una camisa blanca o negra brillante puede hacer que la cámara ajuste automáticamente el brillo y dificulte la visión de la cara, por lo tanto, use un color menos extremo. Tampoco es malo tener una buena postura.

INICIO DE LA LLAMADA

Es una buena idea probar el software de videoconferencia antes de la llamada, especialmente si nunca lo has usado antes. Además, asegúrate de que tienes una conexión Wi-Fi fuerte y que tu dispositivo está enchufado o totalmente cargado.

Date unos minutos extra antes de la llamada para configurarla y, si es posible, inicia la llamada un poco antes, especialmente si no estás familiarizado con el software que utiliza tu anfitrión. Una vez iniciada la llamada, comprueba si todos pueden oírse y verse. Una buena forma de hacerlo es hacer que todos se registren o se presenten.

SABER CUÁNDO APAGAR EL AUDIO Y EL VÍDEO

Silencia tu lado de la llamada si no estás hablando. Tu micrófono puede captar mucho ruido de fondo, así que silenciar permite a los demás en la llamada escuchar fácilmente quién habla. Además, si necesitas levantarte o moverte o hacer otra cosa durante la llamada (o si tu hijo pequeño aparece de repente), es una buena idea apagar el vídeo para evitar causar cualquier distracción.

SEÑAL CUANDO QUIERAS HABLAR

Durante las reuniones en persona, puedes captar señales visuales para ayudar a encontrar el momento adecuado para hablar. Es mucho más fácil interrumpir accidentalmente una videollamada. Espere unos momentos de silencio antes de hablar en caso de que haya un retraso en el sonido.

Si su empresa o equipo va a tener reuniones periódicas en línea, es una buena idea decidir un sistema para hacer preguntas, como levantar la mano o usar el chat para hacer una pregunta. Si usted dirige la reunión, también es útil llamar a las personas por su nombre.

Habla con claridad y fíjate en la rapidez con la que hablas (¡y no olvides deshacerte del silencio!). Pero habla a tu volumen normal – no hay necesidad de gritar, y si lo haces, tus compañeros de trabajo pueden bajar el volumen y luego perderse algo más.

TEN EN CUENTA QUE ERES MÁS VISIBLE EN LAS VIDEOLLAMADAS QUE EN LAS REUNIONES FUERA DE LÍNEA.

MANTÉNGASE ENFOCADO

Esté atento y ocupado durante la llamada. Por muy tentador que sea, intenta no hacer ningún otro trabajo o leer artículos o enviar correos electrónicos. (¡No mires el teléfono y no comas!) Intenta mirar a la cámara cuando hables. Si te miras a ti mismo o a los demás en tu pantalla, puede parecer que estás mirando algo más. Cuando no estés hablando, asegúrate de prestar atención a quien esté hablando o compartiendo su pantalla y de que estás mirando cualquier material que puedas necesitar para referirte. (Una vez más, los demás pueden ver dónde estás mirando).

Si hay una pausa en la conversación porque, por ejemplo, necesitas sacar un correo electrónico o hacer referencia a un documento, asegúrate de comunicarlo. Los retrasos o los largos períodos de silencio pueden hacer que parezca que has perdido la conexión, por lo que esto mantiene a todos en la misma página.

Ten en cuenta que eres más visible en las videollamadas que en las reuniones fuera de línea, ya que puedes ver de cerca la cara de todos individualmente en lugar de un grupo entero de personas a la vez. A menudo es útil mantener tu propia cara visible en la pantalla, como un recordatorio de que estás frente a la cámara, y para que puedas ver lo que los demás están viendo.

COMPARTIR TU PANTALLA

Si necesita compartir su pantalla durante una videollamada, tómese unos segundos para prepararse antes de pulsar el botón de compartir. Despeja tu escritorio de cualquier pestaña o programa extra que puedas tener abierto y asegúrate de que cualquier información privada o sensible esté oculta.